INSTRUÇÃO DE SERVIÇO – AFFEGO-SAUDE -Nº 004/2007

O Diretor Administrativo do Affego-Saúde, no desempenho de suas atribuições regulamentares,

CONSIDERANDO a necessidade de definir ritos de cobrança, suspensões, exclusões e ajuizamento de ações de usuários inadimplentes,

CONSIDERANDO ainda a necessidade de definir responsabilidades sobre as várias etapas de cobranças e ajuizamento de créditos do plano de saúde junto aos usuários;


R E S O L V E:


Instituir sistema de comunicação, atos de suspensão, exclusão, de cobrança e de baixa de débitos de usuários do AFFEGO-SAUDE e de saneamento de processos de cobrança, como segue:

01 – Mensalmente, até o 9º dia após a data dos créditos de salários dos funcionários do Fisco do Estado de Goiás, o Setor de Cobrança atualiza o arquivo de devedores, de forma que aqueles com débitos parcelados (parcelamentos em dia) ou com pagamentos contra cheques pré-datados, não sejam computados como inadimplentes.

02 - No mesmo prazo, a Secretaria do Plano, destaca, no arquivo de devedores os(as) pensionistas que estão sob o benefício da não SUSPENSÃO, até o início de recebimento da respectiva pensão, conforme disposto no § 3º do art. 11 do Regulamento do Affego-Saúde:

03 – Mensalmente, 10 dias após a data dos créditos de salários dos funcionários do Fisco do Estado de Goiás, o Setor de Cobrança providenciará a emissão e remessa via correio de Aviso de Débito (mala direta- 1º aviso) a todos inadimplentes do plano referente ao mês anterior, devidamente assinado pelo Diretor Administrativo do Affego-Saúde.

04 - Mensalmente, 11 dias após a data dos créditos de salários dos funcionários do Fisco do Estado de Goiás, o Setor de Cobrança da Affego emitirá relatório específico de todos os inadimplentes do plano, somente aqueles com débitos vencidos a mais de 30 (trinta) dias.

05 – De imediato o Setor de Cobrança emite e encaminha, com A.R., comunicado aos titulares inadimplentes (constantes do relatório item 04), assinado pelo Diretor Administrativo do Affego-Saúde, juntando extrato dos débitos informando de sua situação junto ao plano (como medida preparatória para aplicação da penalidade prevista no Artigo 11, parágrafo 1º do Regulamento) e solicitando providências imediatas para fins de se evitar SUSPENSÃO e EXCLUSÃO.

06 - 10 (dez) dias após o envio do comunicado acima, respeitado o prazo mínimo regulamentar de 60 (sessenta) dias de atraso, o Setor de Cobrança, após autorizo do Diretor Administrativo do plano e do Diretor Tesoureiro da Affego, procede às SUSPENSÕES autorizadas, emite novo comunicado ao titular suspenso, remetendo-o com A.R., comunicando a SUSPENSÃO e dando prazo de 15 dias para regularização da situação, visando evitar a EXCLUSÃO nos termos do Artigo 13, VII, do Regulamento.

07 - Os comprovantes de recebimentos retornados com ARs devidamente assinados, serão juntados às respectivas cópias dos comunicados, aguardando o prazo concedido para, se for o caso, formalizar o processo de EXCLUSÃO.

08 - No caso de qualquer dos comunicados retornarem sem assinatura do devedor, por qualquer motivo, o Setor de Cobrança procede ou mantém a SUSPENSÃO, o que for o caso, e:

08.1 – providencia, utilizando de todos os recursos possíveis, a atualização do endereço do respectivo titular e retorna o comunicado com A.R.;

08.2 – sendo considerada impossível a atualização do endereço do titular, providencia imediata notificação por Edital, nos termos do Artigo 13, VII, do Regulamento do plano.

08.3 - depois de notificado junta cópia do A.R. ou edital à cópia do comunicado e aguarda o prazo concedido (15 dias), para, se for o caso, formalizar o processo de EXCLUSÃO.

09 - Transcorrido o prazo estabelecido nos itens 06 ou 08.3, sem solução dos débitos, o Setor de Cobrança encaminha ao Setor de Protocolo, copias dos 2 (dois) comunicados enviados, juntamente com os comprovantes de recebimento (AR) ou cópia do edital e ainda extrato completo dos débitos do titular, para formalização do respectivo processo de EXCLUSÃO, seguindo as seguintes etapas:

09.1 – O Setor de Protocolo formaliza o processo de exclusão do titular com os documentos acima e o encaminha para a Secretaria do Plano que procede juntada de cópia do TERMO DE ADESÃO assinado pelo titular, procedendo mais um contato via telefone.

09.2 - Não logrando êxito no último contato, de imediato, após autorizo do Diretor do Plano e do Diretor Presidente da Associação a Secretaria do plano procede a EXCLUSÃO do titular e seus beneficiários.

09.3 - Após a exclusão, de imediato, a Secretaria do plano procede ao levantamento determinado no § 3º, do Artigo 13 do Regulamento (Utilização nos últimos 12 meses), do titular e seus beneficiários, fazendo juntada do(s) respectivo(s) demonstrativo(s) ao processo de exclusão.

09.4 – Após o levantamento acima, oficia o titular, juntando os extratos de todos os débitos, incluindo aqueles levantados nos termos do § 3º, do artigo 13 do Regulamento, encaminhando-o com AR, comunicando sua EXCLUSÃO e de seus beneficiários e passa a aguardar o prazo regulamentar para possível reabilitação e/ou contestação dos débitos (15 dias após a ciência do excluído).

OBS: Transcorrido o prazo mencionado no item 09.4, o associado que manifestar interesse em retornar ao Affego-Saúde deverá atualizar os débitos que originaram sua exclusão e cumprir todas as etapas da inclusão, na conformidade do artigo 15, parágrafo 1º de seu Regulamento.

09.5 - Transcorridos 15 (quinze) dias após a data da comunicação prevista no item 09.4, sem qualquer contestação por parte do excluído, a Secretaria do Plano faz juntada de cópia do comunicado feito conforme item 09.4 e encaminha o processo ao Setor de Cobrança para as demais providências.

10 – A seguir o Setor de Cobrança procede o lançamento do débito, levantado nos termos do § 3º do Artigo 13 do Regulamento, na ficha eletrônica de débito do associado, mês de referência, o mês anterior à data do lançamento.

11 - O setor de cobrança, emite mais uma carta, anexando extratos dos débitos, dando prazo de 5 (cinco) dias para acerto do débito na Tesouraria sob pena de remessa do feito para cobrança judicial.

12 – Não logrando êxito, na última tentativa de recebimento, o setor de cobrança faz o saneamento do processo, ou seja: confere a juntada de todos os documentos necessários (Comunicado de SUSPENSÃO com AR, Comunicado da Exclusão com AR e cópia autenticada do Termo de Adesão do titular), atualiza o endereço e telefone do devedor e junta planilha de cálculo do total atualizado de todos os débitos do associado. Após, encaminha-o ao Departamento Jurídico para as demais providências legais.

13 – O Departamento Jurídico encaminha sua carta de cobrança e aguarda o prazo concedido (10 dias).

14 - No caso de recebimento ou parcelamento do débito antes do ajuizamento da ação, o Departamento Jurídico procede o repasse do numerário recebido ao Setor de Tesouraria e retorna o processo ao Setor de Cobrança, juntando os comprovantes de recebimentos ou instrumento de acordo de parcelamento firmado, para fins de baixa dos valores recebidos e/ou programação de débitos dos valores parcelados.

15 – Não logrando êxito, o Departamento Jurídico, após se certificar que o devedor possui situação econômico/financeira suficiente para garantir a quitação do débito, procede ao ajuizamento da ação devida, no juízo competente.

16 - Resolvida a ação de cobrança por depósito em juízo, acordo judicial ou sentença judicial cumprida pelo devedor, o Departamento Jurídico providencia o levantamento do numerário depositado e repassa-o ao Setor de Tesouraria e retorna o processo ao Setor de Cobrança, juntando os comprovantes de recebimentos ou instrumento de acordo ou sentença judicial prolatada, para as providências de baixa dos débitos recebidos ou providências necessárias para realização do recebimento dos débitos conforme acordo ou sentença judicial.

17 - Resolvida a ação com sentença judicial em favor da Affego, mas sem qualquer possibilidade de se fazer cumprir a decisão judicial, devido à situação econômico/financeira do devedor, o Departamento Jurídico relata esta situação e encaminha o processo ao Conselho de Administração, via Diretoria Administrativa, para fins de autorização de exclusão dos débitos correspondentes.

18 - Débitos julgados improcedentes pela justiça ou autorizados de exclusão por parte do Conselho de Administração, devem ser desconsiderados pela entidade. Em razão disso o Setor de Cobrança encaminhará o correspondente processo, com o “De Acordo” da Diretoria Executiva, para o CPD, para que os mesmos sejam excluídos (OBS; não é baixa e sim exclusão) da respectiva ficha eletrônica do devedor e, em seguida para o setor de Contabilidade, para os lançamentos necessários ao estorno dos créditos constituídos.

Casos omissos serão resolvidos entre a Diretoria Administrativa, Departamento Jurídico e o(s) setor(es) envolvido(s), atendidas as diretrizes da Diretoria Executiva da Associação.

Cumpra-se.

DIRETORIA ADMINISTRATIVO DA AFFEGO-SAÚDE, em Goiânia, aos 25 dias do mês de Maio de 2007.

MARCO ANTONIO DE CASTRO
Diretor Administrativo
Affego-Saúde

DE ACÔRDO:

ADMAR CORNELIO OTTO
Diretor Presidente/Affego